Tilanne
Työnantaja ja työntekijä päättävät työsuhteensa. Työntekijä ei kuitenkaan ole päivittänyt työsuhdetietojaan LinkedIn-profiilissaan edes kolmen kuukauden kuluttua työsuhteen päättymisestä. Profiilissa ilmoitetaan edelleen, että työntekijä työskentelee entisen työnantajan palveluksessa, vaikka työsuhde on jo päättynyt.
Työnantaja on havainnut tilanteen, mutta on epävarma siitä, miten asiaan tulisi suhtautua sekä oikeudellisesta että käytännön näkökulmasta.
Sovelletaanko GDPR:ää tähän tilanteeseen, ja voiko entinen työnantaja vaatia tietojen poistamista?
GDPR suojaa ensisijaisesti luonnollisten henkilöiden henkilötietoja eikä oikeushenkilöiden oikeuksia, mainetta tai kaupallisia etuja. Näin ollen yritys ei voi tässä tilanteessa vedota GDPR:ään oikeusperustana vaatimukselle, jonka tarkoituksena on suojata yrityksen omia etuja ja velvoittaa entinen työntekijä poistamaan tai päivittämään aiempaa työsuhdettaan koskevia tietoja sosiaalisen median profiileistaan.
Aiheuttaako tilanne työnantajalle riskejä?
Vaikka työnantaja itse ei voi vedota GDPR:ään oikeusperustana oikeuksiensa tai maineensa suojaamiseksi, tilanne, jossa entinen työntekijä jättää työsuhdetietonsa päivittämättä sosiaalisessa mediassa pitkäksi aikaa, voi tietyissä olosuhteissa aiheuttaa riskejä myös työnantajalle.
Ensinnäkin on olemassa riski kolmansien osapuolten harhaanjohtamisesta. Yrityksen asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat voivat saada virheellisen käsityksen henkilön yhteydestä yritykseen. Jos henkilö esimerkiksi esitetään LinkedInissä edelleen tietyn yrityksen työntekijänä, asiakas voi perustellusti olettaa, että henkilö työskentelee edelleen yrityksessä, edustaa yritystä tai kuuluu sen ammatilliseen henkilöstöön. Henkilön asemasta ja yrityksen liiketoiminnan luonteesta riippuen tämä voi myös antaa virheellisen kuvan yrityksen asiantuntijoiden pätevyydestä ja osaamisesta, yrityksen tarjoamista palveluista tai henkilöistä, joilla on oikeus antaa asiakkaille neuvontaa tai muita palveluja.
Tämä riski on erityisen merkittävä silloin, kun henkilö on aiemmin toiminut tehtävässä, joka liittyy suoraan asiakassuhteisiin, ammatillisen neuvonnan antamiseen tai yrityksen palvelujen tarjoamiseen. Jos kolmas osapuoli julkisesti saatavilla oleviin tietoihin luottaen uskoo henkilön työskentelevän edelleen yrityksessä, tästä voi aiheutua myös käytännön ongelmia. Asiakas voi esimerkiksi ottaa yhteyttä entiseen työntekijään kysymyksen tai vaatimuksen kanssa siinä uskossa, että henkilö edustaa edelleen yritystä.
Toiseksi yritykselle voi aiheutua maineeseen liittyvä riski. Julkisesti saatavilla oleva tieto, joka osoittaa henkilön yhteyden yritykseen, voi luoda mielleyhtymän henkilön ja yrityksen välille myös työsuhteen päättymisen jälkeen. Jos entinen työntekijä yrityksestä lähdettyään syyllistyy rikkomukseen, joutuu eturistiriitaan, osallistuu julkisesti kiistanalaiseen riitaan tai muutoin joutuu tilanteeseen, joka vaikuttaa kielteisesti hänen maineeseensa, on olemassa riski, että yleisö tai tiedotusvälineet yhdistävät henkilön edelleen yritykseen. Tämän seurauksena yrityksen nimi voi tarpeettomasti joutua osaksi tilannetta, mikä voi mahdollisesti vahingoittaa yrityksen mainetta.
Ennaltaehkäisevät toimenpiteet työnantajille
Työnantajien olisi hyvä ottaa huomioon, että aluksi vähäpätöiseltä vaikuttava tilanne voi aiheuttaa käytännön ja oikeudellisia vaikeuksia, jos entinen työntekijä kieltäytyy päivittämästä yksityisissä sosiaalisen median profiileissaan olevia tietoja. Tällaisissa tilanteissa työnantajan voi olla vaikea suojata etujaan, erityisesti silloin, kun julkisesti saatavilla oleva tieto henkilön yhteydestä yritykseen antaa kolmansille osapuolille harhaanjohtavan vaikutelman siitä, että työsuhde on edelleen voimassa.
Tällaisten erimielisyyksien ehkäisemiseksi tai niiden ratkaisemisen helpottamiseksi olisi suositeltavaa, että työnantaja sisällyttäisi työsopimukseen tai muuhun sopimusjärjestelyyn työntekijän velvollisuuden päivittää sosiaalisen median profiilinsa tietyn määräajan kuluessa työsuhteen päättymisestä. Tällaisen sopimuksen tarkoituksena ei tulisi olla henkilön yksityisten tietojen kontrollointi, vaan sen varmistaminen, ettei julkisesti saatavilla oleva tieto työsuhteen päättymisen jälkeen anna harhaanjohtavaa vaikutelmaa siitä, että työsuhde jatkuu tai että henkilöllä on oikeus edustaa yritystä.
Samalla on erotettava toisistaan velvollisuus päivittää tietoja ja vaatimus poistaa aiempaa työsuhdetta koskevia tietoja. Työnantajalla ei lähtökohtaisesti olisi perusteita vaatia entistä työntekijää poistamaan totuudenmukaisia tietoja aiemmasta ammatillisesta kokemuksestaan yrityksessä edellyttäen, että henkilö on ilmoittanut asianmukaisesti työsuhteen päättyneen. Tällaisessa tilanteessa henkilön työskentely kyseisessä yrityksessä muodostaa osan hänen todellisesta ammatillisesta kokemuksestaan, eikä työnantaja voi estää entistä työntekijää viittaamasta tähän kokemukseen ammatillisessa profiilissaan tai käyttämästä sitä ammatillisen taustansa esittelyyn.
Tämä kertomus perustuu todellisiin tapauksiin. Kaikki nimet ja tunnistamisen mahdollistavat tiedot on muutettu tai jätetty pois. Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa mihinkään yksittäiseen tilanteeseen.
# zviedru valoda
Artikkelin kirjoittaja: asianajaja Aleksandrs Potaičuks